湧別町農業協同組合オフィシャルサイト

２．当組合が取扱う保有個人データに関する事項（保護法32条1項関係）

　次のとおりです。

(1)当該個人情報取扱事業者（当組合）の名称　湧別町農業協同組合(代表理事組合長　上田　範幸)

住所　紋別郡湧別町錦町２７９番地1

(2)すべての保有個人データの利用目的

 

（注）ご不明な点につきましては、ご本人さまからのお申出により遅滞なくご回答させていただきます。

 

(3)開示等の求めに応じる手続

保有個人データにかかる開示等の求めに応じる手続は、以下の通りです。なお、当組合が行うダイレクトメールや電話によるご案内等について、ご本人または代理人の方から利用停止のお申し出があった場合には、ただちにダイレクトメールや電話によるご案内のための個人情報の利用を中止いたします。

(i)開示等の求めのお申出先

当組合の保有個人データに関する開示等のお求めは、次の窓口までお申し出下さい。なお、お取引内容等に関するご照会は、本所のお取引窓口にお尋ね下さい。

【受付窓口】
本所　管理課 ＴＥＬ（０１５８６）５－２１２１

　　 　　　　　　　ＦＡＸ（０１５８６）５－３６４０

　メールアドレス 　ohusumi@ja-yubetsu.or.jp

 

(ii)開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式

　受付窓口に直接お越しいただき、当組合所定の請求書によりお申し込みください。
　なお、やむを得ない事情により受付窓口にお越しいただけない場合には、電話等により受付窓口に請求書用紙を請求していただき、所定の事項をご記入の上、郵送またはＦＡＸで送付してください。

 

(iii)開示等の求めをする者がご本人またはその代理人であることの確認の方法

ご本人からのお申し込みの場合には、本人であることをご来店の場合には、運転免許証、パスポート、健康保険証の被保険者証、印鑑証明と実印、外国人登録証明書により確認させていただき、郵送またはＦＡＸによる場合には、運転免許証またはパスポートの写しのほか、住民票または請求書に実印の押印と印鑑証明書（交付日より３ヶ月以内のもの）を同封していただき確認させていただきます。
　また、代理人からのお申し込みの場合には、来店によるものとし、代理人であることを委任状および本人の印鑑証明書（交付日より３ヶ月以内のもの）付きの請求書等により確認させていただきます。

 

(iv) 利用目的の通知または開示を求める際の手数料の額および徴収方法

開示等の求めに対し、１件につき1,000円の手数料をいただきます。

 (4)安全管理措置にかんする事項

　当組合が講じている保有個人データの安全管理措置の主な内容は次のとおりです。

①基本方針の策定

　・個人データの適正な取扱い確保のため『湧別町農業協同組合個人情報保護方針』を策定しています。

②個人データの取扱いに係る規律の整備

　・取得、利用、保存、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について『個人情報保護規定』を策定しています。

③組織的安全管理措置

　・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業員及び当該従業員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、保護法や個人情報取扱規定に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

④人的安全管理措置

　・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業員に対する研修を実施しています。

⑤物理的安全管理措置

　・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事務所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち込む場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

⑥技術的安全管理措置

　・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

　・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウエアからの保護する仕組みを導入しています。

⑦外的環境の把握

　・外国において個人データを取り扱う場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、安全管理措置を実施しています。

 (５)保有個人データの取扱いに関し当組合が設置する苦情のお申出先窓口

【苦情等相談窓口】　
　本所　管理課 ＴＥＬ（０１５８６）５－２１２１

　　　　　　　　 ＦＡＸ（０１５８６）５－３６４０

(６)当組合が対象事業者である認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決のお申出先

　(認定個人情報保護団体が設置されたときに記載する)